Aufbewahrungsfristen

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Der Gesetzgeber regelt, wie lange Akten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Neben dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) existieren zahlreiche schier unzählige weitere Regelungen zur Aufbewahrungspflicht.

Diese wird in diversen Gesetzen und Verordnungen (u. a. im Aktiengesetzt (AktG), Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG), der Röntgenverordnung (RöV)

dem Sozialgesetzbuch (SGB) dem Steuerrecht (EstG, KStG, GewStG) sowie weiteren Verordnungen) geregelt.

Gibt es eine Übersicht?

Damit Sie sich leichter orientieren können, haben wir eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.

Diese finden Sie in alphabetischer Sortierung am Ende dieser Seite. Bitte beachten Sie, dass dieser Service lediglich zur Orientierung dient und wir, u. a. aufgrund von Änderungen der Gesetzgebung, für die Richtigkeit keine Gewähr übernehmen können.

Sollten sie unsicher sein wenden Sie sich vertrauensvoll an die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK), die Handwerkskammer (HWK), den Steuerberater oder den Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.

Wohin mit den Belegen?

Überall in Deutschland lagern unglaublich große Aktenmengen, deren Aufbewahrungsfristen nicht abgelaufen sind. In Büros, hausinternen Archiven oder Lagehallen.

Täglich kommen neue Dokumente hinzu und gleichzeitig steigen die Preise für Büro- und Lagerflächen.

Es bleibt die Frage: Wie halte ich meine Akten gesetzeskonform vor und spare gleichzeitig Lagerkapazitäten?

Wir machen das für Sie.

Die Zukunft ist digital. Gerne digitalisieren wir Ihre Aktenbestände. Sie möchten einzelne Ordner digitalisieren oder planen auf ein „papierloses Büro“ umzustellen?

Sie wünschen ihr gesamtes Archiv in digitaler Form , um Lagerkosten einzusparen? Sprechen Sie uns an! Von der Digitalisierung eines einzelnen Aktenordners bis hin zu Ihrem gesamten Archiv finden wir die beste Lösung.

Lernen Sie unseren Service kennen, wir freuen uns auf Sie.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

A	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Abhängigkeitserklärungen	10
Ablaufdiagramme	10
Abrechnungsunterlagen	10
Abtretungserklärungen	6
Änderungsnachweise der IT gestützten Buchführung	10
Akkorddokumente	10
Akkreditive	6
Aktenvermerke	6
Aktenvermerke mit steuerlicher Relevanz	10
Anmeldungen und Abmeldungen der Krankenkasse	6
Angebote und zugehörige Unterlagen ohne folgenden Auftrag	0
Angebote und zugehörige Unterlagen mit Auftragsfolge	6
Angestelltenversicherung, sofern Buchhaltungsbelege	10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)	10
Anlagenverzeichnisse, Anlagevermögensbücher und Anlagekarteien	6
Anleihebücher	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	10
Anwesenheitsübersichten, sofern für die Lohnabrechnung relevant	10
Arbeitnehmerüberlassung – Unterlagen des Verleihers	3
Arbeitsanweisungen	10
Arbeitsanweisungen für IT gestützte Buchführung	10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen	5
Arbeitszeitnachweise	2
Arbeitszeitnachweise mit Abweichungen gemäß Arbeitszeitgesetz	2 ggf. länger
Aufzeichnungen	10
Ausgangsrechnungen	10
Außendienstabrechnungen	6
Außendienstabrechnungen, sofern Buchungsbelege	10

B	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Bankbelege	10
Bankbürgschaften	10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern	10
Belege und Sammelbelege, sofern Buchungsbelege	10
Beleglisten	10
Bestellunterlagen	6
Beteiligungsdokumente	10
Betriebsabrechnungsbögen	10
Betriebskostenabrechnungen	10
Betriebsprüfungsberichte, z.B. im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung	6
Bewertungsunterlagen	10
Bewirtungsbelege	10
Bilanzen	10
Bilanzanlagen	10
Buchungsanweisungen	10
Buchungsbelege	10

D	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Darlehensunterlagen nach Vertragsende	6
Darlehensunterlagen mit Relevanz für die Buchhaltung	10
Dauerauftragsunterlagen	10
Dateien zur Verfahrensdokumentation	10
Dateiverzeichnisse	10
Datensätze – Beschreibungen	10
Datensicherungen	10
Datensicherungsregeln	10
Debitorenbuchhaltung	10
Debitorenlisten	10
Debitorenübersichten	10
Depotauszüge	10
Depotbestätigungen	10
Dokumentationen von IT-Strukturen	10

E	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Edelmetallbestände und zugehörige Dokumente	10
Effektenbücher	10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Zollunterlagen)	10
Eingabedokumentationen der EDV-Buchführung	10
Eingangsrechnungen	10
Einheitswertunterlagen	10
E-Mails, sofern steuerlich relevant	10
Essensmarkenabrechnungen	10
Exportunterlagen	10

F	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10
Fehlerkorrekturanweisungen, sofern Buchungsbelege	10
Frachtbriefe	6

G	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Gebäudeunterlagen, sofern Inventar	10
Gefahrstoffe und gefährliche Arbeitsstoffe	30
Gehaltslisten	10
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe	6
Geschäftsbriefe, soweit Buchungsbeleg	10
Geschenknachweise	10
Gesellschafterbeschlüsse	10
Gesellschafterversammlungsprotokolle	10
Gewerbesteuerdokumentationen	10
Gewinn- und Verlustrechnungen	10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen	10
Grundstücksverzeichnisse	10
Gründungsakten	10
Gutachten	10
Gutschriften	10

H	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Handelsbriefe	6
Handelsbücher	10
Handelsregisterauszüge	10
Hauptabschlussübersicht	10
Hauptbücher	10
Hauptversammlungsbeschlüsse	10
Hauptversammlungsprotokolle	10

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Inventare (§ 240 HGB)

Investitionszulagen Unterlagen

J	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Jahresabschluss	10
Jahreslohnnachweise für die Unfallversicherung (BG)	10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10

K	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Kalkulationsunterlagen	10
Kalkulationsunterlagen zur Vorratsbewertung	10
Kassenberichte	10
Kassenbücher und Kassenblätter	10
Kassenzettel	10
Kontenpläne	10
Kontoauszüge	10
Kontenregister	10
Konzernabschlüsse (§ 290 HGB)	10
Konzernlageberichte (§ 290, 350 HGB)	10
Kostenpläne	10
Kostenträgerrechnungen	10
Kreditorenbuchhaltung	10
Kreditorenlisten	10
Kreditorenübersichten	10
Kreditunterlagen, sofern Korrespondenz	6
Kreditunterlagen, sofern Buchungsbeleg	10
Kurzarbeitergeldanträge	6
Kurzarbeitergeldlisten	6

L	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Ladebücher	10
Lageberichte	10
Lagerbücher	10
Lagerbuchführungen	10
Lieferantenerklärungen	10
Lieferscheine	6
Lieferscheine, sofern Buchungsbelege	10
Lohnbelege	10
Lohnlisten	10
Luftfrachtbriefe	6

M	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Mahnbescheide	6
Mahnungen	6
Mietunterlagen, sofern Buchungsbelege	10
Mietunterlagen	6

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Nachnahmebelege

Nebenbücher

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

Organisationsunterlagen

P	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Pachtunterlagen nach Vertragsende	10
Patentunterlagen nach Ablauf des Patents	6
Patientenakten (Krankenhäuser)	30
Patientenakten (Arztpraxen)	10
Pensionsrückstellungsunterlagen	10
Pfändungen	10
Postgiroauszüge	10
Postquittungen	10
Preislisten	6
Preislisten, sofern Bewertungsunterlagen	10
Preislisten, sofern Buchhaltungsunterlagen	10
Programmablaufbeschreibungen	10
Protokolle	6
Protokolle, sofern Buchhaltungsunterlagen	10
Provisionsabrechnungen	10
Prozessakten	10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Qualitätsmanagementdokumentationen

Quittungen

R	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Rechnungen	10
Reisekostenabrechnungen	10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10

S	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Sachkonten	10
Saldenbilanzen	10
Schadensunterlagen	6
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen	10
Scheck- und Wechselunterlagen	6
Scheck- und Wechselunterlagen, sofern Buchungsbelege	10
Schriftwechsel außerbetrieblich	6
Schriftwechsel innerbetrieblich	6
Schuldtitel	10
Spendenbescheinigungen	10
Steuerbescheide	10
Steuererklärungen	10
Steuerunterlagen	10

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Telefonkostennachweise

Transportbelege

V	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10
Verkaufsbücher	10
Vermögensverzeichnisse	10
Versandunterlagen	10
Versicherungspolicen	10
Versicherungspolicen nach Vertragsablauf	6
Verträge, sofern Buchungsbelege	10
Verträge nach Vertragsende	6
Vermögenswirksame Leistungen, sofern Buchungsbelege	10

W	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Warenausgangsbücher	10
Wareneingangsbücher	10
Wechsel	10
Weihnachtsgratifikationen, sofern Buchungsbelege	10
Wertberichtigungsunterlagen	10

Z	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Zahlungsanweisungen	10
Zinsabrechnungen	10
Zollbelege	10
Zollbelege mit umsatzsteuerlicher Relevanz	10
Zustellnachweise	6
Zugriffsregelungen und -dokumentationen bei EDV-Buchführung	10
Zwischenbilanzen bei Gesellschafterwechsel	10
Zwischenbilanzen bei Umstellung des Wirtschaftsjahres	10

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