Dokumentenvorbereitung
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Scannen
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Dokumentennachbereitung
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Integritätssicherung
Was bedeutet TR RESISCAN?
TR RESISCAN steht für die „Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“. Die vom Bundesamt für Informationssicherheit herausgegebene Richtlinie beschreibt, wie anhand eines strukturierten Scanprozesses Dokumente rechtssicher, ersetzend gescannt werden können.
Was bedeutet „ersetzendes Scannen“?
Ersetzendes Scannen bezeichnet den Prozess in dem im Anschluss an den Scanprozess, nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist, die digitalisierten Dokumente nach DIN-Norm vernichtet werden. Die Richtlinie TR RESISCAN strukturiert den Scanprozess, um dem elektronischen Dokument dieselbe Beweiskraft, wie dem Original zuzusichern.
Was sind die Ziele von TR RESISCAN?
Die Wirklichkeitsgetreue und dauerhafte Konservierung des Papierdokuments
Die Verbesserung der Lesbarkeit durch die Erzeugung eines qualitativ hochwertigen elektronischen Abbilds des Papierdokuments
Erstellung einer elektronischen Version des Papierdokuments zur (umfangreichen) bildlichen und inhaltlichen Weiterverarbeitung
Wozu TR RESISCAN?
In Verwaltung, Justiz und privatwirtschaftlichen Unternehmen, spielt die Digitalisierung eine immer größere Rolle. Oftmals werden Unterlagen und Akten gescannt und in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem vorgehalten. Zwar mehren sich Rechtsvorschriften, die die elektronische Aktenführung zulassen oder vorschreiben, jedoch werden in vielen Fällen weiterhin die Papieroriginale aufbewahrt, um ggfs.
folgenreiche Konflikte mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften zu vermeiden.
Die Folge: Es werden große Summen in die Digitalisierung der Aktenbestände investiert und zeitgleich platzen die Büros und Archive aus allen Nähten und die Kosten für die Lagerung der Akten steigen immer weiter. Durch das rechtsichere ersetzende Scannen nach TR03138, wird das aufbewahren der Papieroriginale obsolet.
Für welche Akten ist TR RESISCAN interessant?
Grundsätzlich ist diese Richtlinie für jeden interessant, der maximale Rechtssicherheit bei der Digitalisierung seiner Akten wünscht. In einigen Fällen ergeben sich jedoch aus der Zweckbestimmung der ursprünglichen Papierdokumente verschiedene Vorschriften zum ersetzenden Scannen, wie z. Bsp. bei:
Gerichtsakten (§299a ZPO für Prozessakten, §298a ZPO für eingereichte Dokumente)
In Ausnahmefällen verlangt der Gesetzgeber eine „Qualifizierte elektronische Signatur“. Dadurch wird das Scanprodukt signiert und die Integrität bestätigt. Das geschieht durch personalisierte Signaturkarten, die einer festen Person zugeordnet werden können. Diese Signatur ist dauerhaft und unveränderbar.
Verwaltungsunterlagen (§6 RegR für Dokumente der Bundesministerien)
Sozialversicherungsunterlagen (§110a Abs. 2 SGB IV, Sondervorschrift §110d SGB IV Dokumente, die der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit zugrunde liegen)
Kaufmännische Buchführung (§239 Abs. 4 HGB für Handelsbücher, §257 Abs. 3 HGB für sonstige Unterlagen)
Besteuerungsunterlagen (§147 Abs. 2 AO)
Medizinische Dokumentation (§28 Abs. 4 RöntgenV)
Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (Hg.), Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten, Berlin 2008.
Welche Phasen umfasst der Scanprozess?
Erste Phase: Vorbereitung des Papierdokuments
Für den Scanprozess müssen die Papierdokumente bestimmte Eigenschaften aufweisen, um sich überhaupt für eine Verarbeitung durch einen Dokumentenscanner zu eignen. Dazu müssen ggf. Tackernadeln, Heftklammern und sonstige Bindungen entfernt oder beschädigtes Papier präpariert werden, um einen einwandfreien Einzug durch den Scanner zu gewährleisten.
Zweite Phase: Konvertierung
Zunächst müssen die geforderten Parameter, wie z. B. Papierformat und Kontraststärke, ausgewählt werden. Anschließend wird der Scanprozess gestartet. Dieser ist beendet, wenn die Informationen der Papiervorlage als elektronische Daten zur Verfügung stehen.
Dritte Phase: Indizierung, Integration und Integritätsschutz
Auf gescannte Akten soll immer und überall leicht zugegriffen werden können. Um die Auffindbarkeit zu gewährleisten, wird die Indizierung und Zuordnung in die Dokumentenstruktur des Vorgangsbearbeitungs- oder Archivsystems vorausgesetzt. Neben dem Ort ist auch das Speichermedium zu definieren. Die Integrität des Scanprodukts ist durch den Einsatz geeigneter Sicherungsmittel, wie z. B. durch bestimmte Dateiformate (TIFF, PDF, PDF-A) oder elektronische Signaturen zu gewährleisten.
Welche Möglichkeiten des Integritätsschutzes gibt es?
Je nachdem, welche gesetzlichen Anforderungen an den speziellen Aktentyp gestellt werden oder welche Kundenwünsche existieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten die Integrität des Scanprodukts zu gewährleisten und somit die Übereinstimmung des digitalen Dokuments mit dem physischen Original zu sichern.
Zunächst kann die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung überprüft und per Übereinstimmungsnachweis bestätigt werden. Dies geschieht mittels einer manuellen Kontrolle des Scanprodukts. Bei großen Stapelverarbeitungen geschieht diese per stichprobenartigem Sichtvergleich. Die Häufigkeit der Stichproben muss sich an den Risiken und Umfang des Scanauftrags orientieren. Die Dateiformate TIFF und PDF-A sind vom Bundesamt für Informationstechnik empfohlene Formate zur Langzeitarchivierung.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Scanprodukts mit einem Transfervermerk (XML) zu versehen. Neben Hinweisen auf den Ersteller des Scanprodukts, Zeitpunkt der Erfassung o. Ä. kann die XML-Datei einen MD-Hashcode enthalten. Dies ist ein individueller Code, der logisch mit einem Scanprodukt verknüpft wird. Dieser Code ist einzigartig und unveränderbar. Sobald nachträglich eine Änderung, z. B. an der PDF-Datei vorgenommen wird, kann dies durch einen Abgleich des MD-Hashcodes nachvollzogen werden.
