Scan Rapid - Scan Rapid

Metadaten erleichtern Ihren Arbeitsalltag:

Auf Ihren Wunsch hin erfassen wir für jede Datei die entsprechenden Indizes oder Metadaten, beispielsweise relevante Suchbegriffe. Diese zusätzliche Informationsebene ermöglicht es Ihnen, gewünschte Informationen gezielt und schnell zu finden.

Um die Effizienz bei der Suche nach Dokumenten weiter zu steigern, erstellen wir zudem eine elektronische Ablagestruktur. Diese Struktur ist speziell darauf ausgerichtet, die Navigation durch Ihr digitales Archiv zu vereinfachen und den Zugriff auf benötigte Dokumente so intuitiv wie möglich zu gestalten. Diese durchdachte Organisation Ihres digitalen Bestands optimiert Ihren Arbeitsalltag und spart wertvolle Zeit bei der Informationsrecherche.

Die digitalen Dateien stellen wir nach Ihren Wünschen für Sie bereit:

Wir bieten zwei sichere Optionen für die Übermittlung Ihrer digitalisierten Dokumente:

1. Auf verschlüsselten Datenträgern: Ihre digitalisierten Daten können auf verschlüsselten USB-Sticks oder Festplatten bereitgestellt werden. Diese Methode garantiert höchste Sicherheit beim physischen Transport Ihrer Daten. Durch die Verschlüsselung sind Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt, selbst wenn der Datenträger verloren gehen oder in die falschen Hände gelangen sollte.

2. Zum verschlüsselten Abruf über unsere FTP-Server: Alternativ bieten wir die Möglichkeit, Ihre digitalisierten Dokumente sicher über unsere FTP-Server abzurufen. Der Zugang erfolgt verschlüsselt, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Daten während der Übertragung zu gewährleisten. Diese Option ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Ihre Dokumente, wann immer Sie diese benötigen, ohne auf physische Datenträger angewiesen zu sein.

Beide Optionen stellen sicher, dass Ihre Daten während der Übermittlung und Speicherung geschützt sind und nur autorisierte Personen Zugang erhalten.

Nach Lieferung der Daten haben Sie ausreichend Zeit, um die Qualität zu überprüfen:

Nachdem wir Ihr elektronisches Archiv fertiggestellt und an Sie übermittelt haben, erhalten Sie die Möglichkeit, in aller Ruhe die digitalisierten Dokumente und die Struktur des Archivs zu überprüfen. Wir verstehen die Bedeutung der Sicherheit und Integrität Ihrer Daten. Deshalb erstellen wir als zusätzlichen Service eine Sicherheitskopie Ihrer Daten. Diese Maßnahme dient als Schutz gegen Datenverlust und stellt sicher, dass Ihre wertvollen Informationen auch bei unvorhergesehenen Ereignissen erhalten bleiben.

Die Sicherheitskopie wird unter strengen Datenschutzmaßnahmen aufbewahrt und spätestens 24 Monate nach der Auslieferung an Sie gelöscht. Dieser Zeitraum gewährleistet, dass Sie genügend Zeit haben, die Vollständigkeit und Korrektheit Ihres Archivs zu überprüfen, während gleichzeitig die langfristige Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten durch die terminierte Löschung sichergestellt wird.

Im Anschluss an die Qualitätsprüfung besprechen wir gemeinsam den weiteren Umgang mit den Originaldokumenten:

Nach Abschluss des Digitalisierungsprozesses bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Originaldokumente fachgerecht zu vernichten. Diese Dienstleistung erfolgt selbstverständlich erst nach Erhalt Ihrer schriftlichen Einwilligung und unter strenger Einhaltung aller geltenden Datenschutzvorgaben, um die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten.

Sollten Sie sich jedoch entscheiden, die Originaldokumente zu behalten, bieten wir Ihnen ebenso gerne an, diese an Sie zurückzuliefern. Alternativ steht Ihnen unser Service zur langfristigen Einlagerung zur Verfügung. Bei dieser Option bewahren wir Ihre Dokumente sicher in unserem Archiv auf, wo sie vor Beschädigung und Verlust geschützt sind. Unabhängig von Ihrer Wahl garantieren wir eine sorgfältige Handhabung Ihrer Dokumente, entsprechend Ihren Wünschen und Anforderungen.